Politica de confidențialitate

1. Operatorul de date cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul magazinului online www.trofion.com este:

PROJECT PLUS s.r.o.
Svätoplukovo námestie 3/127
949 01 Nitra
IČO: 44 842 350
DIČ: 2022871103
IČ DPH: SK2022871103

(denumit în continuare „Operatorul”)

Date de contact:
E-mail: info@trofion.com
Telefon: +421 902 555 230
Site web: www.trofion.com

2. Ce date cu caracter personal prelucrăm

Operatorul prelucrează datele cu caracter personal ale clienților și vizitatorilor magazinului online, în principal în măsura necesară pentru scopul concret al prelucrării, în special:

numele și prenumele,
titlul, dacă este indicat de persoana vizată,
adresa de facturare și adresa de livrare,
numărul de telefon,
adresa de e-mail,
date privind comenzile și bunurile achiziționate,
date necesare pentru plată și identificarea plății,
date necesare pentru livrarea expedierii,
date introduse în formularele de contact sau în alte formulare,
date necesare pentru soluționarea reclamațiilor și exercitarea drepturilor care decurg din răspunderea pentru defecte,
date necesare pentru retragerea din contract și returnarea bunurilor sau a plăților,
adresa de e-mail și numărul comenzii utilizate pentru identificarea comenzii în secțiunea „Comanda mea”,
date privind consimțământul pentru comunicări de marketing sau refuzul comunicărilor de marketing,
date tehnice și analitice în măsura prevăzută în Politica privind cookie-urile.

3. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării datelor cu caracter personal

Prelucrarea comenzii și executarea contractului de vânzare

Prelucrăm date cu caracter personal în scopul primirii și prelucrării comenzii, comunicării cu clientul, pregătirii sau personalizării bunurilor, efectuării plății, expedierii și îndeplinirii altor obligații care decurg din contractul de vânzare.

Temei juridic:
art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR – executarea unui contract sau efectuarea unor demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract.

Facturare, contabilitate și obligații legale

Prelucrăm date cu caracter personal în scopul emiterii și păstrării documentelor contabile și fiscale și al îndeplinirii obligațiilor care decurg din reglementările contabile, fiscale și din alte dispoziții legale aplicabile.

Temei juridic:
art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR – îndeplinirea unei obligații legale care îi revine Operatorului.

Livrarea comenzii

Pentru a asigura livrarea expedierii, furnizăm transportatorului ales date cu caracter personal numai în măsura necesară pentru livrare, în special numele și prenumele, adresa de livrare, numărul de telefon, adresa de e-mail și datele necesare pentru identificarea expedierii.

Vânzătorul utilizează pentru livrarea expedierilor, în special, serviciile societăților GLS General Logistics Systems Slovakia s.r.o. și Packeta Slovakia s. r. o.

Temei juridic:
art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR – executarea unui contract.

Servicii de plată

La efectuarea unei plăți prin serviciul Shoptet Pay, datele cu caracter personal pot fi prelucrate de entitățile care furnizează serviciul de plată în măsura necesară pentru efectuarea, verificarea și înregistrarea plății.

Temei juridic:
art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR – executarea unui contract,
iar, după caz, art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR – îndeplinirea unei obligații legale.

Reclamații și exercitarea drepturilor care decurg din răspunderea pentru defecte

Prelucrăm date cu caracter personal în scopul primirii, înregistrării, evaluării și soluționării reclamațiilor, notificării defectelor, comunicării cu clientul, reparării sau înlocuirii bunurilor, acordării unei reduceri de preț, rambursării plăților și constatării, exercitării sau apărării unor pretenții legale.

Temei juridic:
art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR – executarea unui raport contractual,
art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR – îndeplinirea obligațiilor legale,
art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR – interes legitim privind constatarea, exercitarea și apărarea unor pretenții legale.

Retragerea din contract și funcția online „Comanda mea”

Prelucrăm date cu caracter personal în scopul primirii și soluționării retragerii din contract, identificării comenzii, returnării bunurilor și plăților și al comunicării aferente cu clientul.

La utilizarea funcției online din secțiunea „Comanda mea”, clientul introduce, în special, adresa de e-mail utilizată pentru comandă și numărul comenzii. Aceste date sunt utilizate pentru identificarea comenzii corespunzătoare și ulterior pentru crearea și trimiterea notificării de retragere din contract.

Temei juridic:
art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR – executarea raportului contractual și acțiuni legate de încetarea acestuia,
art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR – îndeplinirea obligațiilor legale ale Operatorului.

Formular de contact și comunicare obișnuită

Dacă ne contactați prin intermediul formularului de contact, prin e-mail sau în alt mod, prelucrăm datele necesare pentru soluționarea întrebării sau solicitării dumneavoastră.

Temei juridic:
art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR – interesul legitim al Operatorului de a comunica cu clienții și de a le soluționa solicitările,
sau art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR, dacă comunicarea are ca scop încheierea sau executarea unui contract.

Newsletter pe baza consimțământului

Dacă un vizitator sau un client își exprimă consimțământul pentru primirea unui newsletter sau a comunicărilor de marketing, utilizăm datele sale de contact pentru a trimite informații despre produse, noutăți, promoții, concursuri și oferte ale magazinului online TROFION.

Newsletterul poate fi trimis din punct de vedere tehnic prin sistemul Shoptet.

Temei juridic:
art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR – consimțământul persoanei vizate.

Consimțământul poate fi retras în orice moment, în special prin accesarea linkului de dezabonare din comunicarea de marketing primită sau prin contactarea Operatorului la adresa info@trofion.com. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia.

Marketingul propriilor produse similare către clienții existenți

Dacă Operatorul a obținut adresa de e-mail a clientului în legătură cu vânzarea de bunuri sau servicii, acesta o poate utiliza, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă, și pentru a trimite informații de marketing privind propriile bunuri sau servicii similare, chiar și fără un consimțământ separat pentru marketing.

Astfel de comunicări pot fi trimise, în special, prin sistemul Shoptet.

Clientul are întotdeauna posibilitatea de a se opune în mod simplu și gratuit unei astfel de utilizări a adresei sale de e-mail, atât la momentul colectării datelor de contact, cât și ulterior, în fiecare comunicare de marketing, de exemplu prin utilizarea unui link de dezabonare.

Dacă clientul se opune comunicărilor de marketing, nu vom mai utiliza datele sale de contact în acest scop, cu excepția datelor minime necesare pentru înregistrarea opoziției sau a solicitării de dezabonare.

Temeiul juridic al prelucrării datelor cu caracter personal:
art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR – interesul legitim al Operatorului privind promovarea rezonabilă a propriilor produse similare către clienții existenți.

Trimiterea comunicărilor electronice de marketing se realizează, de asemenea, în condițiile prevăzute de Legea nr. 452/2021 Z. z. privind comunicațiile electronice.

Datele de contact obținute în legătură cu vânzarea de bunuri sau servicii sunt utilizate pentru acest tip de marketing direct numai pe durata permisă de legislația aplicabilă.

4. Instrumente analitice și de marketing

Pentru evaluarea traficului, îmbunătățirea magazinului online și desfășurarea activităților de marketing utilizăm sau putem utiliza, în special:

Google Analytics 4,
Google Ads, inclusiv funcții de remarketing și conversie.

Instrumentele analitice și de marketing care necesită consimțământul utilizatorului sunt activate numai pe baza consimțământului acordat prin intermediul bannerului de cookie-uri.

Dacă vizitatorul nu își exprimă consimțământul sau îl retrage, cookie-urile analitice sau de marketing care depind de consimțământ nu trebuie activate în măsura în care utilizarea lor necesită consimțământ.

Informații detaliate despre cookie-uri și tehnologii similare sunt prevăzute în documentul separat Politica privind cookie-urile.

5. Destinatarii datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal pot fi, în măsura necesară, accesibile sau furnizate în special către:

furnizorul platformei de comerț electronic Shoptet, a.s.,
entitățile care furnizează servicii de plată prin Shoptet Pay,
GLS General Logistics Systems Slovakia s.r.o. și Packeta Slovakia s. r. o. – furnizori de servicii de transport și livrare,
furnizori de servicii IT, găzduire, asistență tehnică și administrare a magazinului online,
furnizori de servicii analitice și de marketing, în special Google Ireland Limited, dacă serviciile relevante sunt active,
contabili, consultanți fiscali, consultanți juridici și alți consultanți profesioniști, în măsura necesară,
autorități publice și alte entități, dacă furnizarea datelor este impusă de lege.

În funcție de natura serviciului, destinatarii individuali pot acționa în calitate de persoane împuternicite de operator, operatori independenți sau operatori asociați în sensul GDPR.

6. Transferul datelor cu caracter personal către țări terțe

La utilizarea anumitor servicii, în special a serviciilor Google, în anumite circumstanțe datele cu caracter personal pot fi prelucrate sau transferate în afara Spațiului Economic European.

Un astfel de transfer se realizează numai în condițiile prevăzute de GDPR, în special în baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene, a unui cadru aplicabil recunoscut de Comisia Europeană sau a clauzelor contractuale standard și, dacă este cazul, a unor garanții suplimentare adecvate.

7. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

Păstrăm datele cu caracter personal numai pe durata necesară pentru îndeplinirea scopului pentru care au fost colectate sau pe durata impusă de legislația aplicabilă.

documente contabile și fiscale: pe durata legală de păstrare, de regulă 10 ani,
date privind comenzile: pe durata raportului contractual și ulterior pe perioada necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale și protejarea pretențiilor legale,
reclamații și defecte: pe perioada necesară pentru soluționarea reclamației și ulterior pe perioada necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea pretențiilor legale,
retragerea din contract: pe perioada necesară pentru soluționarea retragerii și ulterior pe perioada necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale și protejarea pretențiilor legale,
formulare de contact și comunicare obișnuită: pe perioada necesară pentru soluționarea solicitării și pe o perioadă ulterioară rezonabilă, în funcție de natura comunicării,
newsletter pe baza consimțământului: până la retragerea consimțământului sau încetarea scopului relevant de marketing,
marketingul propriilor produse similare către clienții existenți: până la formularea opoziției față de o astfel de comunicare, dar nu mai mult decât perioada permisă de legea privind comunicațiile electronice,
date privind consimțământul retras sau opoziția față de marketing: în măsura minimă necesară, pe perioada necesară pentru a demonstra respectarea obligațiilor legale și pentru a garanta că nu vor fi trimise alte comunicări contrar voinței persoanei vizate.

8. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoana vizată are în special dreptul:

de a primi informații privind prelucrarea datelor cu caracter personal,
de acces la propriile date cu caracter personal,
la rectificarea datelor inexacte sau incomplete,
la ștergerea datelor cu caracter personal,
la restricționarea prelucrării,
de a se opune prelucrării întemeiate pe interes legitim,
de a se opune în orice moment prelucrării datelor cu caracter personal în scopuri de marketing direct,
la portabilitatea datelor în cazurile prevăzute de GDPR,
de a retrage consimțământul acordat,
de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere.

Dacă datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri de marketing direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment unei astfel de prelucrări. După formularea opoziției, datele cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate în scopuri de marketing direct.

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră ne puteți contacta la adresa de e-mail info@trofion.com.

Autoritatea de supraveghere este:

Oficiul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Slovace
Hraničná 4826/12
820 07 Bratislava
Republica Slovacă
www.dataprotection.gov.sk

9. Securitatea datelor cu caracter personal

Operatorul a adoptat măsuri tehnice, organizatorice și de personal adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale, pierderii, distrugerii, deteriorării, utilizării abuzive sau accesului neautorizat.

Accesul la datele cu caracter personal este permis numai persoanelor și furnizorilor de servicii care au nevoie de aceste date pentru îndeplinirea sarcinilor lor sau pentru furnizarea serviciului relevant și numai în măsura corespunzătoare autorizării lor.

10. Cookie-uri

Utilizarea cookie-urilor și a tehnologiilor similare este reglementată de documentul separat Politica privind cookie-urile, disponibil pe site-ul web al Operatorului.

Vizitatorul poate modifica sau retrage consimțământul pentru cookie-urile opționale în modul indicat în bannerul de cookie-uri sau în Politica privind cookie-urile.

11. Prelucrări conexe în magazinul online

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate și atunci când sunt utilizate alte funcții ale magazinului online, în special Formularul de reclamație, Formularul de retragere din contract și funcția online „Comanda mea”. În fiecare caz sunt prelucrate numai datele necesare pentru soluționarea solicitării relevante și îndeplinirea obligațiilor legale aferente.

12. Dispoziții finale

Prezenta Politică de confidențialitate intră în vigoare la data de 30 august 2026.

Operatorul are dreptul să actualizeze prezenta Politică de confidențialitate, în special în cazul modificării modalităților de prelucrare a datelor cu caracter personal, a serviciilor utilizate sau a cerințelor legislative.

Versiunea actuală este disponibilă permanent pe site-ul web www.trofion.com.

Dacă aveți întrebări privind prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail info@trofion.com.