Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de webshop www.trofion.com worden verwerkt, is:

PROJECT PLUS s.r.o.
Svätoplukovo námestie 3/127
949 01 Nitra
IČO: 44 842 350
DIČ: 2022871103
IČ DPH: SK2022871103

(hierna de „Verwerkingsverantwoordelijke“ genoemd)

Contactgegevens:
E-mail: info@trofion.com
Telefoon: +421 902 555 230
Website: www.trofion.com

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens van klanten en bezoekers van de webshop voornamelijk voor zover dit noodzakelijk is voor het specifieke doel van de verwerking, in het bijzonder:

• voornaam en achternaam,
• titel, indien deze door de betrokkene wordt opgegeven,
• factuur- en afleveradres,
• telefoonnummer,
• e-mailadres,
• gegevens over bestellingen en gekochte goederen,
• gegevens die nodig zijn voor de betaling en de identificatie van de betaling,
• gegevens die nodig zijn voor de levering van de zending,
• gegevens die in contactformulieren of andere formulieren worden verstrekt,
• gegevens die nodig zijn voor de afhandeling van klachten en de uitoefening van rechten uit aansprakelijkheid voor gebreken,
• gegevens die nodig zijn voor herroeping van de overeenkomst en de terugzending van goederen of betalingen,
• het e-mailadres en bestelnummer die worden gebruikt om de bestelling te identificeren in de sectie „Mijn bestelling“,
• gegevens over toestemming voor marketingcommunicatie of weigering van marketingcommunicatie,
• technische en analytische gegevens voor zover vermeld in het Cookiebeleid.

3. Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Verwerking van de bestelling en uitvoering van de koopovereenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens voor het ontvangen en verwerken van de bestelling, de communicatie met de klant, de voorbereiding of personalisatie van de goederen, de betaling, verzending en de nakoming van overige verplichtingen die voortvloeien uit de koopovereenkomst.

Rechtsgrond:
art. 6, lid 1, onder b) AVG – uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene.

Facturering, boekhouding en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens voor het opstellen en bewaren van boekhoudkundige en fiscale documenten en voor het nakomen van verplichtingen die voortvloeien uit boekhoudkundige, fiscale en andere toepasselijke wettelijke voorschriften.

Rechtsgrond:
art. 6, lid 1, onder c) AVG – nakoming van een wettelijke verplichting waaraan de Verwerkingsverantwoordelijke is onderworpen.

Levering van de bestelling

Om de levering van de zending te waarborgen, verstrekken wij aan de gekozen vervoerder uitsluitend de persoonsgegevens die voor de levering noodzakelijk zijn, met name voornaam en achternaam, afleveradres, telefoonnummer, e-mailadres en gegevens die nodig zijn om de zending te identificeren.

De Verkoper maakt voor de levering van zendingen met name gebruik van de diensten van GLS General Logistics Systems Slovakia s.r.o. en Packeta Slovakia s. r. o.

Rechtsgrond:
art. 6, lid 1, onder b) AVG – uitvoering van een overeenkomst.

Betalingsdiensten

Bij betaling via de dienst Shoptet Pay kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door entiteiten die de betalingsdienst verzorgen, voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren, verifiëren en registreren van de betaling.

Rechtsgrond:
art. 6, lid 1, onder b) AVG – uitvoering van een overeenkomst,
en, indien van toepassing, art. 6, lid 1, onder c) AVG – nakoming van een wettelijke verplichting.

Klachten en uitoefening van rechten uit aansprakelijkheid voor gebreken

Wij verwerken persoonsgegevens voor het ontvangen, registreren, beoordelen en afhandelen van klachten, het melden van gebreken, de communicatie met de klant, de reparatie of vervanging van goederen, het verlenen van een prijsvermindering, de terugbetaling van betalingen en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Rechtsgrond:
art. 6, lid 1, onder b) AVG – uitvoering van een contractuele verhouding,
art. 6, lid 1, onder c) AVG – nakoming van wettelijke verplichtingen,
art. 6, lid 1, onder f) AVG – gerechtvaardigd belang bij het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen.

Herroeping van de overeenkomst en de onlinefunctie „Mijn bestelling“

Wij verwerken persoonsgegevens voor het ontvangen en afhandelen van de herroeping van de overeenkomst, de identificatie van de bestelling, de terugzending van goederen en betalingen en de daarmee verband houdende communicatie met de klant.

Bij gebruik van de onlinefunctie in de sectie „Mijn bestelling“ voert de klant met name het bij de bestelling gebruikte e-mailadres en het bestelnummer in. Deze gegevens dienen om de betreffende bestelling te identificeren en vervolgens de kennisgeving van herroeping van de overeenkomst op te stellen en te verzenden.

Rechtsgrond:
art. 6, lid 1, onder b) AVG – uitvoering van de contractuele verhouding en handelingen die verband houden met de beëindiging ervan,
art. 6, lid 1, onder c) AVG – nakoming van de wettelijke verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Contactformulier en reguliere communicatie

Als u contact met ons opneemt via het contactformulier, per e-mail of op een andere manier, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw vraag of verzoek af te handelen.

Rechtsgrond:
art. 6, lid 1, onder f) AVG – het gerechtvaardigde belang van de Verwerkingsverantwoordelijke om met klanten te communiceren en hun verzoeken af te handelen,
of, indien van toepassing, art. 6, lid 1, onder b) AVG, wanneer de communicatie is gericht op het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst.

Nieuwsbrief op basis van toestemming

Als een bezoeker of klant toestemming geeft voor het ontvangen van een nieuwsbrief of marketingcommunicatie, gebruiken wij zijn of haar contactgegevens voor het versturen van informatie over producten, nieuws, acties, wedstrijden en aanbiedingen van de TROFION-webshop.

De nieuwsbrief kan technisch via het Shoptet-systeem worden verzonden.

Rechtsgrond:
art. 6, lid 1, onder a) AVG – toestemming van de betrokkene.

De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, met name door op de afmeldlink in de ontvangen marketingcommunicatie te klikken of door contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke via info@trofion.com. De intrekking van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van de toestemming heeft plaatsgevonden.

Marketing van eigen soortgelijke producten aan bestaande klanten

Als de Verwerkingsverantwoordelijke het e-mailadres van een klant heeft verkregen in verband met de verkoop van goederen of diensten, mag hij dit onder de voorwaarden die in de toepasselijke wetgeving zijn vastgesteld ook gebruiken voor het verzenden van marketinginformatie over eigen soortgelijke goederen of diensten, ook zonder afzonderlijke marketingtoestemming.

Dergelijke berichten kunnen met name via het Shoptet-systeem worden verzonden.

De klant heeft altijd de mogelijkheid om eenvoudig en kosteloos bezwaar te maken tegen een dergelijk gebruik van zijn of haar e-mailadres, zowel bij het verzamelen van de contactgegevens als vervolgens in elke marketingcommunicatie, bijvoorbeeld via een afmeldlink.

Als de klant bezwaar maakt tegen marketingcommunicatie, zullen wij zijn of haar contactgegevens niet langer voor dit doel gebruiken, met uitzondering van de minimale gegevens die nodig zijn om het bezwaar of de afmelding te registreren.

Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens:
art. 6, lid 1, onder f) AVG – het gerechtvaardigde belang van de Verwerkingsverantwoordelijke bij een passende promotie van eigen soortgelijke producten aan bestaande klanten.

Het verzenden van elektronische marketingcommunicatie vindt tevens plaats onder de voorwaarden van Wet nr. 452/2021 Z. z. inzake elektronische communicatie.

Contactgegevens die in verband met de verkoop van goederen of diensten zijn verkregen, worden voor dit soort direct marketing uitsluitend gebruikt gedurende de periode die door de toepasselijke wetgeving is toegestaan.

4. Analytische en marketingtools

Voor het analyseren van bezoekersverkeer, het verbeteren van de webshop en marketing gebruiken wij of kunnen wij met name gebruikmaken van:

• Google Analytics 4,
• Google Ads, inclusief remarketing- en conversiefuncties.

Analytische en marketingtools waarvoor toestemming van de gebruiker vereist is, worden uitsluitend geactiveerd op basis van toestemming die via de cookiebanner is gegeven.

Als de bezoeker geen toestemming geeft of deze intrekt, mogen analytische of marketingcookies die van toestemming afhankelijk zijn niet worden geactiveerd voor zover voor het gebruik ervan toestemming vereist is.

Gedetailleerde informatie over cookies en soortgelijke technologieën is opgenomen in het afzonderlijke document Cookiebeleid.

5. Ontvangers van persoonsgegevens

Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, met name toegankelijk worden gemaakt of worden verstrekt aan:

• de aanbieder van het e-commerceplatform Shoptet, a.s.,
• entiteiten die betalingsdiensten via Shoptet Pay verzorgen,
• GLS General Logistics Systems Slovakia s.r.o. en Packeta Slovakia s. r. o. – aanbieders van transport- en bezorgdiensten,
• aanbieders van IT-, hosting-, technische ondersteunings- en webshopbeheerdiensten,
• aanbieders van analytische en marketingdiensten, met name Google Ireland Limited, indien de betreffende diensten actief zijn,
• accountants, belastingadviseurs, juridisch adviseurs en andere professionele adviseurs voor zover noodzakelijk,
• overheidsinstanties en andere entiteiten indien verstrekking van de gegevens wettelijk verplicht is.

Afhankelijk van de aard van de dienst kunnen de afzonderlijke ontvangers optreden als verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

6. Doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen

Bij het gebruik van bepaalde diensten, met name diensten van Google, kunnen persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of doorgegeven.

Een dergelijke doorgifte vindt uitsluitend plaats onder de voorwaarden van de AVG, met name op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, een toepasselijk kader dat door de Europese Commissie is erkend, of standaardcontractbepalingen en, indien nodig, aanvullende passende waarborgen.

7. Bewaartermijn van persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens uitsluitend zolang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor zij zijn verzameld, of gedurende de periode die door de toepasselijke wetgeving wordt vereist.

• boekhoudkundige en fiscale documenten: gedurende de wettelijk vastgestelde bewaartermijn, doorgaans 10 jaar,
• bestelgegevens: gedurende de looptijd van de contractuele verhouding en vervolgens gedurende de periode die nodig is om wettelijke verplichtingen na te komen en rechtsvorderingen te beschermen,
• klachten en gebreken: gedurende de periode die nodig is om de klacht af te handelen en vervolgens gedurende de periode die nodig is om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen,
• herroeping van de overeenkomst: gedurende de periode die nodig is om deze af te handelen en vervolgens gedurende de periode die nodig is om wettelijke verplichtingen na te komen en rechtsvorderingen te beschermen,
• contactformulieren en reguliere communicatie: gedurende de periode die nodig is om het verzoek af te handelen en gedurende een redelijke daaropvolgende periode afhankelijk van de aard van de communicatie,
• nieuwsbrief op basis van toestemming: totdat de toestemming wordt ingetrokken of het betreffende marketingdoel eindigt,
• marketing van eigen soortgelijke producten aan bestaande klanten: totdat bezwaar wordt gemaakt tegen deze communicatie, en uiterlijk gedurende de periode die is toegestaan op grond van de wet inzake elektronische communicatie,
• gegevens over ingetrokken toestemming of bezwaar tegen marketing: in de minimaal noodzakelijke omvang gedurende de periode die nodig is om de naleving van wettelijke verplichtingen aan te tonen en te waarborgen dat verdere communicatie niet in strijd met de wensen van de betrokkene wordt verzonden.

8. Rechten van betrokkenen

Onder de voorwaarden van de AVG heeft de betrokkene met name het recht:

• op informatie over de verwerking van persoonsgegevens,
• op inzage in zijn of haar persoonsgegevens,
• op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens,
• op wissing van persoonsgegevens,
• op beperking van de verwerking,
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang,
• te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden,
• op gegevensoverdraagbaarheid in de gevallen waarin de AVG voorziet,
• de gegeven toestemming in te trekken,
• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Als persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden worden verwerkt, heeft de betrokkene het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen een dergelijke verwerking. Na het maken van bezwaar worden de persoonsgegevens niet langer voor directmarketingdoeleinden verwerkt.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres info@trofion.com.

De toezichthoudende autoriteit is:

Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens van de Slowaakse Republiek
Hraničná 4826/12
820 07 Bratislava
Slowaakse Republiek
www.dataprotection.gov.sk

9. Beveiliging van persoonsgegevens

De Verwerkingsverantwoordelijke heeft passende technische, organisatorische en personele maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, vernietiging, beschadiging, misbruik of ongeoorloofde toegang.

Toegang tot persoonsgegevens hebben uitsluitend personen en dienstverleners die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken of het verlenen van de betreffende dienst, en alleen voor zover dit overeenkomt met hun bevoegdheid.

10. Cookies

Het gebruik van cookies en soortgelijke technologieën wordt geregeld in het afzonderlijke document Cookiebeleid, dat beschikbaar is op de website van de Verwerkingsverantwoordelijke.

De bezoeker kan de toestemming voor optionele cookies wijzigen of intrekken op de wijze die in de cookiebanner of in het Cookiebeleid is vermeld.

11. Gerelateerde verwerking in de webshop

Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt bij het gebruik van andere functies van de webshop, met name het Klachtenformulier, het Formulier voor herroeping van de overeenkomst en de onlinefunctie „Mijn bestelling“. In alle gevallen worden uitsluitend de gegevens verwerkt die nodig zijn om het betreffende verzoek af te handelen en de daarmee samenhangende wettelijke verplichtingen na te komen.

12. Slotbepalingen

Dit Privacybeleid treedt in werking op 30 augustus 2026.

De Verwerkingsverantwoordelijke is gerechtigd dit Privacybeleid te actualiseren, met name bij wijzigingen in de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt, de gebruikte diensten of de wettelijke vereisten.

De actuele versie is altijd beschikbaar op de website www.trofion.com.

Als u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres info@trofion.com.