Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem sklepu internetowego www.trofion.com jest:

PROJECT PLUS s.r.o.
Svätoplukovo námestie 3/127
949 01 Nitra
IČO: 44 842 350
DIČ: 2022871103
IČ DPH: SK2022871103

(dalej „Administrator”)

Dane kontaktowe:
E-mail: info@trofion.com
Telefon: +421 902 555 230
Strona internetowa: www.trofion.com

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

Administrator przetwarza dane osobowe klientów i odwiedzających sklep internetowy przede wszystkim w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego celu przetwarzania, w szczególności:

imię i nazwisko,
tytuł, jeżeli osoba, której dane dotyczą, go poda,
adres rozliczeniowy i adres dostawy,
numer telefonu,
adres e-mail,
dane dotyczące zamówień i zakupionych towarów,
dane niezbędne do dokonania płatności i identyfikacji płatności,
dane niezbędne do doręczenia przesyłki,
dane podane w formularzach kontaktowych lub innych formularzach,
dane niezbędne do rozpatrzenia reklamacji i dochodzenia praw wynikających z odpowiedzialności za wady,
dane niezbędne do odstąpienia od umowy oraz zwrotu towaru lub płatności,
adres e-mail i numer zamówienia wykorzystywane do identyfikacji zamówienia w sekcji „Moje zamówienie”,
dane dotyczące zgody na komunikację marketingową lub odmowy otrzymywania komunikacji marketingowej,
dane techniczne i analityczne w zakresie określonym w Polityce cookies.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Realizacja zamówienia i wykonanie umowy sprzedaży

Przetwarzamy dane osobowe w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, komunikacji z klientem, przygotowania lub personalizacji towaru, realizacji płatności, wysyłki oraz wykonania innych obowiązków wynikających z umowy sprzedaży.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Fakturowanie, księgowość i obowiązki prawne

Przetwarzamy dane osobowe w celu wystawiania i ewidencjonowania dokumentów księgowych i podatkowych oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów księgowych, podatkowych i innych przepisów prawa.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Dostawa zamówienia

W celu zapewnienia doręczenia przesyłki przekazujemy wybranemu przewoźnikowi dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji dostawy, w szczególności imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu, adres e-mail oraz dane niezbędne do identyfikacji przesyłki.

Sprzedawca korzysta przy doręczaniu przesyłek w szczególności z usług spółek GLS General Logistics Systems Slovakia s.r.o. oraz Packeta Slovakia s. r. o.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – wykonanie umowy.

Usługi płatnicze

W przypadku płatności za pośrednictwem Shoptet Pay dane osobowe mogą być przetwarzane przez podmioty zapewniające obsługę płatności w zakresie niezbędnym do wykonania, weryfikacji i ewidencji płatności.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – wykonanie umowy,
a w odpowiednich przypadkach art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wypełnienie obowiązku prawnego.

Reklamacje i dochodzenie praw z tytułu odpowiedzialności za wady

Przetwarzamy dane osobowe w celu przyjęcia, ewidencji, oceny i rozpatrzenia reklamacji, zgłoszenia wady, komunikacji z klientem, naprawy lub wymiany towaru, udzielenia rabatu, zwrotu płatności oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – wykonanie stosunku umownego,
art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wypełnienie obowiązków prawnych,
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ustalaniu, dochodzeniu i obronie roszczeń prawnych.

Odstąpienie od umowy i funkcja online „Moje zamówienie”

Przetwarzamy dane osobowe w celu przyjęcia i obsługi odstąpienia od umowy, identyfikacji zamówienia, zwrotu towaru i płatności oraz związanej z tym komunikacji z klientem.

W przypadku korzystania z funkcji online w sekcji „Moje zamówienie” klient podaje w szczególności adres e-mail użyty przy składaniu zamówienia oraz numer zamówienia. Dane te służą do identyfikacji odpowiedniego zamówienia, a następnie do utworzenia i wysłania oświadczenia o odstąpieniu od umowy.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – wykonanie stosunku umownego oraz czynności związane z jego zakończeniem,
art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wypełnienie obowiązków prawnych Administratora.

Formularz kontaktowy i zwykła komunikacja

Jeżeli kontaktujesz się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-maila lub w inny sposób, przetwarzamy dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi na Twoje pytanie lub rozpatrzenia Twojego żądania.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji z klientami i obsłudze ich żądań,
ewentualnie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, jeżeli komunikacja zmierza do zawarcia lub wykonania umowy.

Newsletter na podstawie zgody

Jeżeli odwiedzający lub klient wyrazi zgodę na otrzymywanie newslettera lub komunikacji marketingowej, wykorzystujemy jego dane kontaktowe do przesyłania informacji o produktach, nowościach, promocjach, konkursach i ofertach sklepu internetowego TROFION.

Newsletter może być technicznie wysyłany za pośrednictwem systemu Shoptet.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.

Zgodę można w każdej chwili wycofać, w szczególności poprzez kliknięcie linku rezygnacji z subskrypcji w otrzymanej wiadomości marketingowej lub kontaktując się z Administratorem pod adresem info@trofion.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Marketing własnych podobnych produktów wobec dotychczasowych klientów

Jeżeli Administrator uzyskał adres e-mail klienta w związku ze sprzedażą towaru lub usługi, może go, na warunkach określonych przez obowiązujące przepisy prawa, wykorzystywać również do przesyłania informacji marketingowych dotyczących własnych podobnych towarów lub usług, także bez odrębnej zgody marketingowej.

Takie wiadomości mogą być wysyłane w szczególności za pośrednictwem systemu Shoptet.

Klient ma zawsze możliwość łatwego i bezpłatnego sprzeciwienia się takiemu wykorzystywaniu swojego adresu e-mail, zarówno w momencie pozyskiwania danych kontaktowych, jak i następnie w każdej wiadomości marketingowej, na przykład za pomocą linku rezygnacji z subskrypcji.

Jeżeli klient sprzeciwi się komunikacji marketingowej, jego dane kontaktowe nie będą już wykorzystywane w tym celu, z wyjątkiem minimalnego zakresu danych niezbędnych do ewidencji sprzeciwu lub rezygnacji.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiedniej promocji własnych podobnych produktów wśród dotychczasowych klientów.

Przesyłanie elektronicznej komunikacji marketingowej odbywa się jednocześnie na warunkach określonych w słowackiej ustawie nr 452/2021 Z. z. o komunikacji elektronicznej.

Dane kontaktowe pozyskane w związku ze sprzedażą towaru lub usługi są wykorzystywane do tego rodzaju marketingu bezpośredniego wyłącznie przez okres dozwolony przez przepisy prawa.

4. Narzędzia analityczne i marketingowe

Do analizy ruchu, ulepszania sklepu internetowego oraz celów marketingowych wykorzystujemy lub możemy wykorzystywać w szczególności:

Google Analytics 4,
Google Ads, w tym funkcje remarketingowe i konwersji.

Narzędzia analityczne i marketingowe, które wymagają zgody użytkownika, są aktywowane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej za pośrednictwem banera cookies.

Jeżeli odwiedzający nie udzieli zgody lub ją wycofa, analityczne lub marketingowe pliki cookies zależne od zgody nie mogą być aktywowane w zakresie, w jakim ich użycie wymaga zgody.

Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies i podobnych technologii znajdują się w odrębnym dokumencie Polityka cookies.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być w niezbędnym zakresie udostępniane lub przekazywane w szczególności:

dostawcy platformy e-commerce Shoptet, a.s.,
podmiotom zapewniającym usługi płatnicze za pośrednictwem Shoptet Pay,
GLS General Logistics Systems Slovakia s.r.o. oraz Packeta Slovakia s. r. o. – dostawcom usług transportowych i doręczeniowych,
dostawcom usług IT, hostingu, wsparcia technicznego i zarządzania sklepem internetowym,
dostawcom usług analitycznych i marketingowych, w szczególności Google Ireland Limited, jeżeli odpowiednie usługi są aktywne,
księgowym, doradcom podatkowym, doradcom prawnym i innym profesjonalnym doradcom w niezbędnym zakresie,
organom władzy publicznej i innym podmiotom, jeżeli udostępnienie danych jest wymagane przez prawo.

W zależności od charakteru danej usługi poszczególni odbiorcy mogą występować zgodnie z RODO jako podmioty przetwarzające, odrębni administratorzy lub współadministratorzy.

6. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

W przypadku korzystania z niektórych usług, w szczególności usług Google, w określonych okolicznościach może dochodzić do przetwarzania lub przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Takie przekazywanie odbywa się wyłącznie na warunkach określonych przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, odpowiednich ram uznanych przez Komisję Europejską lub standardowych klauzul umownych oraz, w stosownych przypadkach, dodatkowych odpowiednich zabezpieczeń.

7. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały pozyskane, lub przez okres wymagany przez przepisy prawa.

dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres określony przepisami prawa, co do zasady 10 lat,
dane dotyczące zamówień: przez okres trwania stosunku umownego, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych i ochrony roszczeń,
reklamacje i wady: przez okres niezbędny do rozpatrzenia reklamacji, a następnie przez okres niezbędny do dochodzenia lub ochrony roszczeń prawnych,
odstąpienie od umowy: przez okres niezbędny do jego obsługi, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych i ochrony roszczeń,
formularze kontaktowe i zwykła komunikacja: przez okres niezbędny do obsługi żądania oraz przez odpowiedni dalszy okres zależny od charakteru komunikacji,
newsletter na podstawie zgody: do czasu wycofania zgody lub zakończenia odpowiedniego celu marketingowego,
marketing własnych podobnych produktów wobec dotychczasowych klientów: do czasu sprzeciwienia się tej komunikacji, nie dłużej jednak niż przez okres dozwolony przez ustawę o komunikacji elektronicznej,
dane dotyczące wycofanej zgody lub sprzeciwu wobec marketingu: w minimalnym niezbędnym zakresie przez okres wymagany do wykazania spełnienia obowiązków prawnych oraz zapewnienia, że dalsza komunikacja nie będzie wysyłana wbrew woli osoby, której dane dotyczą.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na warunkach określonych w RODO osoba, której dane dotyczą, ma w szczególności prawo:

do informacji o przetwarzaniu danych osobowych,
dostępu do swoich danych osobowych,
do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
do usunięcia danych osobowych,
do ograniczenia przetwarzania,
do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego,
do przenoszenia danych w przypadkach określonych w RODO,
do wycofania udzielonej zgody,
do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Po wniesieniu sprzeciwu dane osobowe nie będą dalej przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego.

W celu skorzystania ze swoich praw można skontaktować się z nami pod adresem e-mail info@trofion.com.

Organem nadzorczym jest:

Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej
Hraničná 4826/12
820 07 Bratislava
Republika Słowacka
www.dataprotection.gov.sk

9. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator przyjął odpowiednie środki techniczne, organizacyjne i personalne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem, niewłaściwym wykorzystaniem lub nieuprawnionym dostępem.

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby i usługodawcy, którzy potrzebują ich do wykonywania swoich zadań lub świadczenia odpowiedniej usługi, i tylko w zakresie odpowiadającym ich uprawnieniom.

10. Pliki cookies

Korzystanie z plików cookies i podobnych technologii reguluje odrębny dokument Polityka cookies, dostępny na stronie internetowej Administratora.

Odwiedzający może zmienić lub wycofać zgodę na opcjonalne pliki cookies w sposób wskazany w banerze cookies lub w Polityce cookies.

11. Powiązane przetwarzanie danych w sklepie internetowym

Dane osobowe mogą być przetwarzane również podczas korzystania z innych funkcji sklepu internetowego, w szczególności Formularza reklamacyjnego, Formularza odstąpienia od umowy oraz funkcji online „Moje zamówienie”. W każdym przypadku przetwarzane są wyłącznie dane niezbędne do obsługi danego żądania i realizacji związanych z nim obowiązków prawnych.

12. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka prywatności wchodzi w życie z dniem 30.08.2026.

Administrator jest uprawniony do aktualizowania niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku zmian sposobów przetwarzania danych osobowych, wykorzystywanych usług lub wymogów prawnych.

Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie internetowej www.trofion.com.

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z nami pod adresem e-mail info@trofion.com.